หลายแบรนด์เริ่มมีการติดต่อสื่อสารผ่าน E-mail กันมากขึ้น ในขณะที่การติดต่อสื่อสารแบบนี้ก็ยังไม่ได้มีผลตอบรับที่ดีสักเท่าไหร่นัก อาจด้วยเพราะรูปแบบการใช้ชีวิตประจำวันของคนไทย ถึงแม้ว่าจะเข้าสู่สังคมยุค Social Network เป็นใหญ่แล้ว คนก็ยังไม่ได้หันมาใช้ช่องทางนี้ในการติดต่อสื่อสารกันสักท่าไหร่

หากลองสังเกตจะพบว่า ทุกคนส่วนใหญ่มักมีอีเมลเป็นของตัวเองกันทุกคน แต่ที่น่าแปลกใจก็คือไม่ค่อยมีใครจะหันมาใช้อีเมลกันในชีวิตประจำวันสักเท่าไหร่นัก ยกเว้นเสียแต่คนในบางกลุ่มอาชีพ ที่ต้องติดต่อสื่อสารกันผ่านทางอีเมล จึงทำให้การมีการใช้อีเมลกันในช่วงโอกาสสำคัญๆ เช่น การติดต่องาน หรือส่งงาน เป็นต้น

เหตุผลเพียงไม่กี่อย่างที่เรามีความรู้สึกต่อการใช้อีเมลคงเป็นเพราะความยุ่งยากในการเข้าใช้งาน (เนื่องจากบางคนอาจไม่ได้ทำการ Log In ไว้ตลอดเวลา) หรือการมีเนื้อหาที่ยาวจนเกินไป ไม่ใช่เรื่องที่น่าสนใจ หรืออาจกลายเป็นสิ่งรำคาญต่อใจของเราได้ ดังนั้นทริคต่อไปนี้จะช่วยให้อีเมลของเราถูกสนใจและมีลูกค้าให้การตอบรับที่ดีต่ออีเมลข่าวสารของเราก็เป็นได้


1. ชื่อเรื่อง
ต้องเขียนชื่อเรื่องให้มีความน่าสนใจ อย่าใช้คำเฉพาะที่ทำให้ยากต่อการเข้าใจ ควรเขียนชื่อเรื่องให้น้อยกว่า 30 ตัวอักษร ซึ่งถ้าหากมากว่านี้จะทำให้ลูกค้าขี้เกียจอ่าน เพิกเฉยต่ออีเมลของเรา และที่เลวร้ายที่สุดก็คงเป็นการกดลบอีเมลนั้นโดยทันที

2. คำทักทาย
ข้อความภายในอีเมลนั้นต้องเขียนคำทักทายและคำลงท้ายด้วย ตัวอย่างเช่น สวัสดี คุณ AAA และคำลงท้าย ขอบคุณค่ะ เป็นต้น อีกทั้งการระบุชื่อผู้รับลงไปในอีเมล จะทำให้ลูกค้ารู้สึกได้รับถึงความใส่ใจในการที่จะส่งอีเมลให้ลูกค้าท่านนั้นๆ และควรใช้ชื่อจริงเพื่อความเป็นทางการ และความเป็นมืออาชีพ พร้อมทั้งลงข้อมูลติดต่อของทางแบรนด์ให้ครบถ้วน

3. มีย่อหน้า
การใส่เนื้อหาภายในอีเมลถือเป็นส่วนสำคัญในการอ่าน ควรมีย่อหน้าและไม่ยาวจนเกินไป การเขียนต่อกันทั้งหมดจะทำให้เนื้อหาไม่น่าอ่าน เกิดเป็นความรู้สึกว่าอีเมลนี้มีข้อความเยอะจนเกินไป มีแนวโน้มที่จะปิดอีเมลฉบับนี้ได้อย่างง่ายดาย หากเนื้อหายาวควรจัดแจงให้เหมาะสมและมีความน่าอ่าน อีกทั้งหลักเลี่ยงการใช้สัญลักษณ์ หรือ Emoticons ต่างๆ เพราะจะทำให้อีเมลฉบับนี้ดูไม่เป็นทางการและไม่น่าเชื่อถือ

4. เช็คคำผิด
ก่อนการส่งอีเมลทุกครั้งต้องมีการตรวจเช็คคำถูกผิดเพื่อความเป็นมืออาชีพ ในบางครั้งมีคำหลายๆ คำที่เราใช้ผิดแล้วเกิดเป็นความหมายที่เปลี่ยนไป ซึ่งอาจทำให้ส่งผลเสียต่อแบรนด์เราได้

5. การแนบไฟล์ในอีเมลแนะนำแบบ Zip
ไฟล์ Zip นี้ในกรณีที่ส่งหลายไฟล์ แต่การแนบไฟล์ในอีเมลส่งให้ลูกค้า อย่าลืมที่จะเขียนบอกด้วยและอย่าแนบไฟล์ที่ไม่จำเป็น เนื่องจากลูกค้าอาจเข้าใจผิดคิดว่าเป็นไวรัส

6. การส่งอีเมลให้ลูกค้าหลายท่านให้ใช้ To และ CC
การส่งอีเมลต้องตรวจสอบชื่ออีเมลและชื่อลูกค้าให้ถูกต้องก่อนที่จะกดส่ง หากเกิดข้อผิดพลาดอาจทำให้อีเมลนั้นส่งไปไม่ถึง และทำให้ลูกค้าพลาดการติดต่อสื่อสารกับทางแบรนด์ได้ และถ้าหากไม่อยากให้ใครรู้ว่าอีเมลฉบับนี้ถูกส่งไปหาใครบ้างให้ใช้ BCC






ที่มา : smethailandclub