ปัญหาการระบาดของ COVID-19 กลับมาระบาดรอบใหม่อีกแล้ว ทำให้หลายๆ คนไม่อยากออกจากบ้าน ซึ่งตอนนี้ทางบริษัทต่างๆ ก็เริ่มทยอยออกมาตรการ Work from Home ให้พนักงานได้เฝ้าระวังโรค และพักทำงานอยู่ที่บ้านกันบ้างแล้ว ถ้าหากเป็นบริษัทใหญ่ๆ ก็คงมีเครื่องมือที่เตรียมไว้รองรับการทำงานที่บ้านของพนักงานจำนวนมากอยู่แล้ว ในบทความวันนี้เราจะมาแนะนำสำหรับบริษัทขนาดเล็กที่อยากจะเริ่มต้น Work From Home แต่ยังไม่มีเครื่องมือที่รองรับ หรือยังไม่แน่ใจว่าควรใช้เครื่องมือแบบไหน ต้องเตรียมอย่างไร

Collaboration Tools ที่นิยมใช้งานกัน มีทั้งรูปแบบที่เป็น 'โปรแกรม' ต้องเอามาลงที่เครื่อง และแบบที่เป็น Website Online ส่วนมากจะอยู่ในรูปแบบเว็บไซต์ที่ใช้งานออนไลน์ผ่านอินเทอร์เน็ตได้เลย ทำให้เราสามารถใช้งานที่ไหนก็ได้ ทำงานที่ไหนก็ได้  เราเริ่มมาดูกันเลยค่ะ 

1) LINE
สำหรับ LINE บางบริษัทอาจจะใช้ทำงานกันอยู่แล้ว ปฎิเสธไม่ได้เลยว่า LINE นี้ ถือว่าเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการพูดคุย ถกเถียง แสดงความคิดเห็นกัน แล้วส่งงานทางอีเมลได้อย่างดีเยี่ยม แม้หลายๆ คนจะมองว่า LINE อาจจะไม่ตอบโจทย์มากที่สุด แต่สำหรับสถานการณ์ตอนนี้ถือว่าเป็นเครื่องมือที่ใกล้ตัว และสะดวกมากๆ 

2) บริการ Cloud : Google Drive
Tools ที่ไว้ใช้สำหรับเก็บข้อมูลหรือไฟล์เอกสารต่างๆ กันบ้าง ถ้าทำงานแบบรีโมทไม่จำกัดสถานที่ เราก็ควรใช้ระบบจัดเก็บข้อมูลที่สามารถเข้าถึงเมื่อไหร่และที่ไหนก็ได้ โดยใช้เป็นพวก Share Drive หรือ File Hosting อย่าง Google Drive เป็นบริการฟรีจาก Google ถ้าหากใครมี Gmail อยู่แล้ว ทุกคนจะมีบริการ Google Drive เป็นบริการ Cloud ฟรีนั่นเอง

3)  ประชุมออนไลน์ด้วย Zoom
Zoom บริการ Cloud สำหรับประชุมผ่านวีดีโอ และเสียงออนไลน์ แชทคุยได้ และจัด Webinars งานสัมนาออนไลน์ได้ด้วย แม้จะมีข่าวเรื่องความปลอดภัยในการใช้แอปประชุมออนไลน์ Zoom แต่ก็เป็นบริการยอดนิยมในตอนนี้อย่างมาก ใช้งานได้ทั้งบนคอม และมือถือ 

4) TeamViewer
เป็นโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อ Remote โดยเฉพาะ เอาไว้สำหรับประชุม Online แบบ Conference , แชร์หน้าจอ Desktop ซึ่งแชร์กันได้ในระดับที่เราสามารถ Remote เข้าไปใช้งานเครื่องของเพื่อนได้เลย

5) ASANA
เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการงาน วางแผน ติดตามงาน โดยสามารถใช้งานร่วมกับทีมงานได้ โดยสร้าง Timeline กำหนดเป้าหมาย กำหนดเวลาเสร็จ ช่วยให้ทีมงานติดตามความคืบหน้าของงานได้ง่าย และสะดวกขึ้น

6) SKYPE
เป็นโปรแกรมคล้ายกับแชทต่างๆ อย่าง Facebook Messenger LINE มีฟังก์ชั่นการใช้งานหลักๆ คือ พิมพ์คุยกันแบบหนึ่งต่อหนึ่ง หรือสร้างเป็น group chat , VDO Call และ Voice Call หรือใช้ส่งไฟล์ ส่งรูปต่างๆ ได้

7) DROPBOX
เป็นบริการซิงก์ และฝากไฟล์ข้อมูลแบบออนไลน์ ซึ่งผู้ใช้งานสามารถจัดเก็บ แบ่งปันแฟ้ม และโฟลเดอร์ร่วมกับคนอื่น หรือคนในองค์กร ให้เข้ามาใช้งานด้วยกันโดยสามารถเข้าถึงแฟ้มข้อมูลต่างๆ ได้ ซึ่ง Dropbox มีระบบการทำงานคล้ายๆ กับ hotmail, gmail

ขอเพิ่มเติมปิดท้ายด้วยการเตรียมอุปกรณ์ เพื่ออำนวยความสะดวกในการประชุม อย่างเช่น แท่นวางมือถือ ถ้าเป็นแบบชาร์จแบตไร้สายได้ก็ยิ่งสะดวก หูฟังพร้อมไมค์, หูฟัง Bluetooth หรือ หูฟัง True-Wireless ที่เข้ามาช่วยในการประชุม พูดคุยงานได้อย่างราบรื่น

แต่การจะเลือกใช้ tools ตัวไหนก็ต้องพิจารณาก่อนว่า ทีมของเรามีลักษณะการทำงานอย่างไร ถ้าหากเราเลือก tools ไม่เหมาะสมกับคนในองค์กร หรือในทีมเรา การเอามาใช้ผิดก็จะยิ่งทำให้การทำงานยุ่งยาก และล่าช้ากว่าเดิม 

“Put the right tools on the right team”